マルチタスクで仕事が進まないときの対策｜中断から戻る工夫

一日中忙しいのに、仕事が進まない。マルチタスクという習慣を考える

夕方、朝から作っているはずの見積もりを開く。表には数字が入っているが、先方に説明したい値上げの理由はまだ白紙だ。午前中には発送日の問い合わせに答え、午後には同僚と別件の段取りを決めた。どれも必要な仕事だった。それでも、見積もりを開くたびに「この数字はどこまで確かめたっけ」と考えてしまう。忙しかった理由はすぐに思い出せるのに、なぜこの仕事が進まなかったのかは、少し説明しにくい。

一緒に進めているつもりで

「マルチタスク」という言葉には、いくつかの場面が混ざっている。電話で聞いた注文番号をその場で入力するなら、聞くことと打つことが重なる。話を聞きながら、まったく別のメールの返事を考える場合も、二つの活動が時間的に重なる。ただ、前者では聞くことと入力することが同じ用件につながっている。

見積もりの途中で発送日の問い合わせを開く場面では、数字を検討する手を止め、納期を調べて返信し、それから見積もりへ戻る。ここで起きているのは、短い間隔で扱う仕事を変えるタスク切り替えだ。連絡が入って予定外に手を止めたなら、それは中断でもある。自分から受信箱を見にいくときにも切り替えは起きるので、通知を消せば全部片づくわけでもない。

発送日を調べる間は、どの倉庫から出すかを考える。見積もりに戻れば、今度はどの費用を単価に含めたかを思い出す。メールに費やした時間なら、時計を見ればわかる。戻ったあと、さっき見ていた数字の意味を取り戻す時間は、予定表のどこにも載っていない。

切り替えた直後に起きること

RogersとMonsellは、文字と数字の組を使って、参加者が判定のルールを切り替える実験を行った。あるときは数字が偶数か奇数かを答え、別のときには文字が母音か子音かを答える。同じ判定を続けたときに比べ、判定が変わった直後は、反応に時間がかかった。準備の時間を取ると差は小さくなったが、この実験では残った。反応時間の差や、条件によって増える誤反応を、課題のスイッチコストとして捉える。Rogers & Monsell（1995）

いま見るべきものが数字から文字に変われば、答え方も変わる。見積もりと納期の問い合わせでも、何を確かめれば用が済むかは違う。ただし、実験で測ったのは、決められた課題で答えるまでの時間や誤りだ。その差から、職場で一日に何分失うかを計算することはできない。作業に慣れているか、切り替えが予告されているか、戻る場所がわかるかで、仕事の事情は変わる。

切り替えたあと、前の仕事のことが頭に残る場合もある。見積もりの数字が気になったまま打ち合わせに入り、相手の説明を聞いている途中で、さっきの計算を思い出す。研究者のSophie Leroyは、こうして前の課題に注意が残ることを「注意の残留」と呼んだ。Leroyは、最初の課題を終えたかどうかや、その課題で時間に追われていたかを変えて調べた。実験の一つでは、前の課題に関係する言葉への反応を手がかりに、注意が残っているかを調べた。別の実験では次の課題の成績を測り、前の課題を未完了のまま離れた条件などで不利な結果が見られた。

この研究で扱うのは、前の課題から注意が離れにくいことだ。切り替え直後に判定が遅くなるという観察とは、測っているものが違う。仕事では、納期の返事はすぐ書けても、そのあとの打ち合わせで見積もりが気になることもある。どこで困っているかによって、見直したい場面は変わってくる。

何を途中に挟んでいるか

まとまった仕事を進めたい日には、時間より先に、どこまで進めたいかを決めておくと試しやすい。見積もりなら「値上げの理由を先方に説明できるところまで」。そのために午前中の30分を使い、急ぎでない用件は区切りのあとに回す。30分は予定に入れやすい長さの例だ。15分しか空かない日なら、説明に必要な数字を確認するところまででもいい。

段取りを考えるときは、次の二つを分けておくとよい。

すぐ返事が必要な連絡と、少し待てる連絡を分ける。たとえば、電話は取れるようにしながら、通常のメールは見積もりを一区切りさせてから開く。急ぎの連絡がどこに届くかわからない職場では、個人が通知を消すより、チームで連絡経路や返答の目安を決めるほうが先になる。問い合わせ対応が主な仕事の日に、同じやり方を当てはめる必要もない。
連絡を受ける時間帯や担当を決める。午後に注文が集中するなら、午前中のうちに見積もりを進め、午後は問い合わせに応じるほうが仕事に合っているかもしれない。午前中に外からの電話が続く職場なら、同僚と交代で電話を受け、自分の当番の外に考えごとを置いてみる。静かな時間が自然にできるのを待つより、誰が連絡を受けるかを先に決めたほうが、予定を立てやすい。

途中で呼ばれたら、ファイルを閉じる前に「仕入れの単価は確認済み。戻ったら送料の欄から」と一行だけ残す。次の作業を始める前に長い記録をつくる必要はない。戻った自分が、同じ表を最初から点検しなくても済む程度でいい。

再開の段取りを考える工夫には、研究でも扱われた例がある。LeroyとGlombの研究では、中断された作業に戻ったとき時間に追われると予想する場面で、再開の計画を立てることが、割り込み先への注意の移行を助けた。職場で使う一行メモは、その発想を借りたものだ。どんな中断でも元の仕事が早く終わる、という結果を示したわけではない。Leroy & Glomb（2018）

最初の二つは、仕事の中で試せる段取りとして挙げた。合うかどうかは、午後に何件返したかだけでなく、朝から進めたかった仕事がどこまで進んだかで見たい。返事を待つ同僚が困るようなら、確認の間隔を短くする。その程度の調整ができるやり方のほうが、続けやすい。

仕事の途中に、いつも挟んでいること

新しい仕事術を探すときは、予定表の色を増やしたり、受信箱を整理する方法を覚えたりするほうが、手をつけやすい。けれど、値上げの理由を書く途中で毎回メールを開いているなら、その一回を後ろへずらすほうが、今の困りごとには近い。

堀田秀吾の『科学的に証明されたやめる習慣大百科』（SBクリエイティブ）は、すでにやっていることを見直す本だ。仕事のほかに勉強や健康、コミュニケーションの習慣も扱う。第4章の仕事の習慣には、マルチタスクや完璧主義についての項目がある。

マルチタスクと聞いて思い浮かべる場面は、人によって違う。話を聞きながら必要な情報を入力する仕事もあれば、返事を急がないメールを、文章を書く途中でたびたび開くこともある。見出しを見て心当たりがあったら、自分の場合はどちらの話か、そこから考えてみたい。二つをひとまとめにすると、何をやめられるのかも曖昧になる。

「やめる」という言葉は少し大げさに響くが、仕事では「この時間だけ外す」くらいで済む場合もある。完璧に仕上げようとして提出が遅れるなら、途中の状態で確認を頼む手もある。すぐ返せるメールを毎回先に処理しているなら、その日一度だけ、別の順番でやってみる。本の見出しを、自分の一日のどの場面に当てはめて読むかで、考えることはずいぶん違ってくる。

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