「確認お願いします」に、何を返せばいいのか
「確認お願いします」に、何を返せばいいのか
夕方に送った案内文に、翌日の昼になっても返事がない。チャットを開いて、最後に送った文章を読み返す。「お時間のあるときに、ご確認お願いします」。
こちらが知りたかったのは、会場を17時まで使えるかどうか。それだけだった。けれど、受け取った側には、文章を直してほしいのか、このまま掲載してよいか判断してほしいのか、それとも内容を把握しておけばいいのかがわからない。
「まだ確認してもらえない」と思っていたけれど、そもそも何を返してほしいのか、こちらが書いていなかった。
同じ資料を見ていても、確認していることが違う
仕事で資料を送るとき、「確認」は便利な言葉だ。数字が合っているかを調べるのも、文章におかしなところがないかを見るのも、外に出してよいかを判断するのも、全部「確認」で済ませられる。口頭で話した直後なら、それでも通じることがある。
けれど、資料だけが届いた場合、相手は中身を読む前に、何を求められているのか考えなければならない。
たとえば、開催案内を作っているとする。会場を予約した人に確かめたいのは、使用できる時間が17時までなのかということ。文章の言い回しや申込方法まで見てもらう必要はない。
それでも、案内文を丸ごと送って「何かあれば教えてください」と書くと、相手は最初から最後まで読もうとするかもしれない。そして、しばらくして届く返事は「いいと思います」。
文章としては問題ないという意味だったのに、こちらは会場の時間も確認してもらえたと思ってしまう。案内を公開してから、実際の使用時間が違っていたことに気づく。
どちらかがいい加減だったわけではない。同じ資料を見ていても、確認していたことが違っていたのだ。
返事が一行で済むように頼んでみる
こんなとき、頼み方を少し変えるだけで、やり取りはずいぶん変わる。
「会場を使えるのは17時までで合っていますか。明日の午前中に案内を出したいので、今日16時までに教えてもらえると助かります」
これなら、相手は予約表を見て「17時までです」と返せばいい。もし「16時半までです」と返ってきたら、こちらも直す場所がすぐにわかる。
全文を読んでもらいたい場合もある。そういうときは、「初めて参加する人の立場で読んで、申込方法で迷うところがあれば教えてください」と頼んでみる。時間を取ってもらうのが難しそうなら、「気になったところを一つ教えてもらえるだけでも助かります」と添えてもいい。
何を見ればいいのかがわかると、相手も自分にできる仕事なのか、どれくらい時間が必要なのかを判断しやすくなる。
ここで大切なのは、必ずしも依頼文を丁寧に長く書くことではない。見てほしいところと、返してほしいことを一緒に伝える。それだけで十分な場合も多い。
「早めに」も、人によって違う
返事を待っているとき、もう一つ気になるのが時間だ。「お時間のあるときに」「なるべく早めに」「急ぎではありませんが」。どれも普段から使う言葉だけれど、受け取り方は人によって違う。
送った側は今日中に返事が欲しいと思っていても、受け取った側は週末に確認すればいいと考えているかもしれない。
急ぎの理由があるなら、それも伝えておいたほうがいい。「明日の午前中に案内を出す予定なので、今日16時までに確認してもらえると助かります」。理由がわかれば、相手もほかの仕事との優先順位を考えやすい。
もちろん、毎回締め切りを設ける必要はない。まだ予定が決まっていないなら、「今週中に案内を出す予定です。難しければ、確認できそうな日を教えてください」でもいい。
返事そのものがすぐにもらえなくても、いつ確認できるかがわかれば、こちらも次の予定を立てられる。
全員に頼むと、誰も答えないことがある
何人かに同時に資料を送る場面もある。「皆さん、ご確認をお願いします」。一見、何も問題のない文章に見える。
けれど、会場のことは誰が見るのか、申込フォームは誰が確かめるのか、誰が最終的に判断するのかが決まっていなければ、返事をする人も決まらない。誰かが確認するだろうと思っているうちに、時間だけが過ぎることもある。
そんなときは、少しだけ役割を分けて書いてみる。「会場の使用時間は田中さん、申込フォームの動作は鈴木さんに確認してもらいたいです」。
同じ資料を共有していても、二人が見るところは違う。誰に何を頼んでいるのかがわかるだけで、余計な確認を減らせる。
頼まれた側も、聞き返していい
一方で、自分が「確認お願いします」と言われる側になることもある。何を見ればいいのかわからないまま、とりあえず全文を読む。途中まで読んでから、これは自分には判断できないことだと気づく。
あるいは、文章の気になるところを丁寧に伝えたのに、相手が求めていたのは「この内容で進めてよいか」という判断だったりする。
そんなときは、最初に聞き返してもいいと思う。「文章へのコメントが必要ですか。それとも、この内容で進めてよいかの判断でしょうか」。今すぐ全部を見るのが難しければ、「会場の時間だけなら今日中に確認できます」と伝える方法もある。
何でも察して対応しようとするより、何を求められているのかを確かめたほうが、お互いに無理がない。
ただ、最初から確認する範囲を細かく決められない仕事もある。初めて作った資料なら、どこに問題があるのか自分でもわからないことがあるだろう。
そういうときは、「まだ構成を変えられる段階なので、全体の流れでわかりにくいところがないか、一緒に見てもらえますか」と伝えればいい。何を直すべきかわからないことも、相手に伝えてよい情報なのだと思う。
送信する前に、どんな返事を待っているか
仕事をしていると、何気なく使っている言葉がたくさんある。「共有します」「ご確認ください」「よろしくお願いします」。どれも便利で、毎回細かく説明しなくても通じることがある。
ただ、その一言で相手に何かを頼むときは、少しだけ考えてみたい。自分は、どんな返事を待っているのだろう。
「問題ありません」と判断してほしいのか。「ここを直したほうがいい」と意見がほしいのか。それとも、必要な情報を一つ教えてもらいたいだけなのか。同じファイルを送っても、その答えによって相手にお願いする仕事は変わる。
返事がなかなか来ないと、つい相手の忙しさや対応の遅さを考えてしまう。もちろん、本当に忙しくて返せないこともある。けれど、ときには、こちらの頼み方が返事を難しくしているのかもしれない。
送信する前に、自分が待っている返事を一度だけ思い浮かべる。そうすると「確認お願いします」の前に、もう一文、足したくなる。
